A medida que más personas optamos por gestionar aspectos importantes de nuestra vida personal y profesional desde cualquier lugar, mantenernos conectados digitalmente se está convirtiendo en una necesidad cotidiana. Ya sea para comprar zapatos nuevos con el móvil o para consultar el correo electrónico del trabajo mientras estamos fuera de casa, las oportunidades que nos ofrece el mundo digital son prácticamente ilimitadas.

Sin embargo, esto también puede plantear nuevos desafíos que debemos tener en cuenta. El principal es, sin duda, la seguridad. Por un lado, cada vez más personas acceden a información confidencial —como correos electrónicos— desde dispositivos digitales; por otro, observamos un aumento de ciberdelincuentes dispuestos a aprovechar estas situaciones de vulnerabilidad para robar datos, dinero e identidades.

Y si bien este escenario puede sonar catastrófico y debería ser motivo de preocupación, también es cierto que puedes tomar medidas para proteger la información que almacenan tus cuentas de correo electrónico personales y profesionales. La solución reside en la autenticación multifactor (MFA). Existen varias opciones para lograrlo.  Alternativas a MailChimp que ofrecen autenticación multifactor para correo electrónico.

Comprender la autenticación básica

En lugar de abordar directamente el tema de la autenticación multifactor (MFA), consideramos necesario aclarar qué es la autenticación, por qué es importante y cómo funciona. Cuando hablamos de autenticación, nos referimos simplemente al proceso de verificar que usted es quien dice ser.

Esto es fundamental, sobre todo si necesita acceder a datos confidenciales —como los que contiene una base de datos de correo electrónico, por ejemplo— o iniciar sesión en su cuenta de correo electrónico en un sitio web específico. Para garantizar que solo la persona autorizada tenga acceso al tipo correcto de sistemas e información, es necesario demostrar que es el titular legítimo de dicha cuenta.

Con la autenticación estándar, puedes ingresar el nombre de usuario y la contraseña que creaste al abrir la cuenta. ¿Parece fácil, verdad? Por eso los métodos de autenticación tradicionales son mucho más propensos a fallar y causar problemas de seguridad.

Para que alguien acceda a tu cuenta, solo necesita saber tu correo electrónico (algo relativamente fácil de averiguar) e intentar adivinar tu contraseña. Los hackers experimentados pueden descifrar incluso las contraseñas más complejas (aparentemente), lo que les da acceso a áreas a las que no deberían tener acceso.

Debido a que este tipo de autenticación es tan ineficaz, cada vez más usuarios de Internet optan por un método mucho más sólido y fiable: la autenticación multifactor (MFA).

¿Qué es la autenticación multifactor (MFA)?

En resumen, la autenticación multifactor (también conocida como autenticación de dos factores) añade una capa adicional a tu ciberseguridad. Esta estrategia requiere que demuestres tu identidad de al menos dos maneras, incluyendo proporcionar contraseñas, responder preguntas específicas, etc.

¿Por qué es tan crucial el MFA? Los principales beneficios a considerar

Tanto particulares como empresas pueden obtener numerosos beneficios mediante la MFA. A continuación, analizaremos algunos de los más importantes.

Mejora la seguridad de las contraseñas

Si confías únicamente en contraseñas para proteger tus cuentas de correo electrónico más confidenciales y esenciales, estás cometiendo un grave error que podría costarte caro. Esto se debe a que las contraseñas suelen compartirse, reutilizarse e incluso pueden ser adivinadas por ciberdelincuentes.

Si bien no elimina las contraseñas, un enfoque de autenticación multifactor (MFA) para su ciberseguridad significa que su seguridad y eficacia son mucho mayores y están más protegidas que si se utilizaran solo contraseñas.

Mejora la seguridad general

Una de las ventajas más importantes de la autenticación multifactor (MFA) es la mayor seguridad. Los hackers podrían acceder a una cuenta de correo electrónico personal descifrando la contraseña. Sin embargo, si además necesitan proporcionar información adicional o una prueba de identidad, la tarea se complicará considerablemente.

Funciona con inicio de sesión único (SSO).

Si la MFA le parece una tarea compleja y laboriosa, le alegrará saber que puede incorporarse en aplicaciones específicas e integrarse con el inicio de sesión único. Esto significa que los usuarios no tendrán que crear constantemente contraseñas diferentes para todas las aplicaciones que usan ni para sus distintas cuentas de correo electrónico, a la vez que disfrutan de un nivel de seguridad mucho mayor.

Ayuda a garantizar el cumplimiento normativo

Ciertos sectores, como los servicios financieros, la sanidad y los seguros, por nombrar solo algunos, están sujetos a estrictas regulaciones en materia de privacidad y seguridad de datos. Esto hace que la autenticación multifactor (MFA) sea una solución obvia, ya que ayuda a garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a datos y sistemas específicos.

Es fácilmente escalable

Si su empresa está experimentando un gran crecimiento, le alegrará saber que la autenticación multifactor (MFA) puede ser una excelente manera de fortalecer sus sistemas y redes, a la vez que le permite ahorrar tiempo y dinero. Al combinar la MFA con el inicio de sesión único (SSO), por ejemplo, eliminará la necesidad de crear múltiples contraseñas, lo que agiliza el proceso de inicio de sesión por correo electrónico, mejora la experiencia del usuario y reduce la carga de trabajo de su departamento de TI.

Puede adaptarse a diferentes casos de uso.

¿Sabías que datos como la dirección IP y la geolocalización se pueden usar en la MFA adaptativa? Esto se debe a que estas situaciones suelen requerir mayor seguridad, y eso es precisamente lo que te ofrece la MFA. Considéralo una forma de distinguir los correos electrónicos legítimos del spam y ayudarte a tomar las medidas necesarias.

Refuerza la seguridad de los dispositivos móviles

Cada vez más personas acceden a sus cuentas de correo electrónico profesionales y las utilizan desde sus dispositivos móviles. Esto significa que los dispositivos móviles ya no se usan solo para fines personales, sino que se han convertido en verdaderas herramientas de productividad y rentabilidad. Por ello, garantizar la protección total de nuestros dispositivos móviles es fundamental.

Esto es algo que MFA te permite hacer, especialmente si decides integrarlo con SSO. Así, podrás acceder a cualquier correo electrónico que necesites, desde cualquier lugar y en cualquier momento, con la tranquilidad de que solo tú tienes acceso a esa información.

Es altamente personalizable

Otra gran razón, aunque a menudo subestimada, para elegir la MFA es que permite un alto grado de personalización. Ya sea que prefiera la identificación biométrica o responder preguntas personales, con la MFA podrá ofrecer una experiencia de usuario extremadamente fluida y personalizada.

Maestría en Bellas Artes: ¿Cuáles son sus principales desafíos?

Mentiríamos si dijéramos que el MFA es una ciencia exacta. Si decides adoptar el MFA, debes tener en cuenta algunos de los posibles desafíos a los que podrías enfrentarte; a continuación, te presentamos algunos de los principales, junto con excelentes consejos para superarlos.

Dificultad para aumentar las tasas de adopción

Al igual que en muchas otras situaciones relacionadas con la tecnología, conseguir la aceptación de los usuarios de correo electrónico al proponer la implementación de la autenticación multifactor (MFA) no siempre es fácil. ¿La razón? La mayoría de la gente cree que todas las capas adicionales de seguridad para acceder a una cuenta de correo electrónico son innecesariamente engorrosas y consumen mucho tiempo.

Cómo solucionar este problema

Para sortear la aparente complejidad de los MFA, puede actuar en dos frentes. Por un lado, debe educar y capacitar a sus empleados sobre la importancia de contar con un MFA (como podría haber hecho con protocolos de correo electrónico), al mismo tiempo que les muestra lo rápido y sencillo que es todo el proceso. Por otro lado, es necesario seleccionar el método y la tecnología de MFA adecuados para que la autenticación de usuarios sea lo más rápida, simple y sin complicaciones posible.

Imagen obtenida de dataprot.net

Ataques de phishing automatizados

Si bien la autenticación multifactor (MFA) reduce drásticamente la probabilidad de un ataque de phishing contra su empresa, lamentablemente no lo elimina por completo. Esto es especialmente cierto en el caso de los ataques de phishing automatizados, que, de forma frustrante, son muy frecuentes en el cibercrimen relacionado con el correo electrónico.

Cómo solucionar este problema

Debes seguir capacitando a tus empleados sobre cómo identificar posibles intentos de phishing, así como sobre cómo actuar con rapidez cuando se detecte uno. Además, recuérdales que solo abran enlaces seguros en correos electrónicos y reportar cualquier cosa extraña o sospechosa a su gerente de línea de inmediato.

Retraso en la notificación de problemas de seguridad

¿Sabías que la mayoría de las brechas de seguridad tardan hasta 200 días en detectarse? Imagina lo potencialmente catastrófico que esto podría ser, especialmente para una empresa que opera en un sector altamente regulado. Por eso es fundamental que, cuando uno de tus empleados detecte algo sospechoso, actúe de inmediato y te lo comunique.

Cómo solucionar este problema

Del mismo modo que podrías inscribir a tu personal en un programa de control de calidad de localización si planeas expandirte globalmente, también deberías brindarles capacitación para detectar problemas de seguridad. Asegúrate de capacitar a toda tu plantilla para que identifique las señales más comunes de una brecha de seguridad, especialmente las cuentas de correo electrónico comprometidas. Estas suelen incluir:

  • Un cambio repentino de contraseñas
  • La recepción de correos electrónicos de phishing
  • Notificación de intentos de inicio de sesión desde direcciones IP o ubicaciones desconocidas

Imagen obtenida de darkreading.com

Tipos de métodos MFA

No todos los métodos de autenticación multifactor (MFA) para correo electrónico son iguales. A continuación, se presentan algunos de los métodos MFA más populares disponibles actualmente. Familiarizarse con todos ellos le ayudará a comprender cuáles se adaptan mejor a sus necesidades específicas.

Aplicaciones de autenticación

Las aplicaciones de autenticación utilizan algoritmos basados ​​en el tiempo para verificar la identidad de los usuarios y otorgarles acceso a un sistema.

Enlaces o códigos de correo electrónico

Con este método MFA, se envía un enlace o código único a su dirección de correo electrónico (verifique el línea de asunto del correo electrónico para asegurar (No te pierdas el mensaje).

Clave de seguridad en línea de identidad rápida (FIDO2)

Este método de autenticación multifactor (MFA) funciona conectando una unidad USB o un dispositivo NFC al sistema para proporcionar la autenticación del usuario.

Tokens de software OATH

Estos tokens, configurados como basados ​​en tiempo o en eventos, se basan en el algoritmo HOTP RFC 4226.

SMS

A veces, incluso un simple mensaje de texto puede servir como un método de autenticación multifactor (MFA) fiable y eficaz para el correo electrónico. Generalmente, los sistemas envían contraseñas de autenticación por mensaje de texto, sin necesidad de que los usuarios descarguen una aplicación ni se suscriban a un servicio.

Tarjetas inteligentes

Las tarjetas inteligentes funcionan de la misma manera que las llaves tradicionales, otorgando acceso a las personas a lugares específicos, tanto en línea como fuera de línea.

Kits de desarrollo de software (SDK) de tokens de software

Este método se basa en procesos criptográficos para autenticar un dispositivo móvil.

Reconocimiento de voz

Con este método MFA, las voces de los usuarios se graban, se guardan y se utilizan para autenticarlos cuando inician sesión en aplicaciones o sitios web.

Cómo implementar la autenticación multifactor (MFA) para el correo electrónico en su empresa

Veamos ahora cómo puede implementar, en la práctica, la autenticación multifactor (MFA) para el correo electrónico en toda su empresa.

Seleccione su solución MFA

Primero lo primero: deberá elegir una de las muchas soluciones de autenticación multifactor (MFA) disponibles actualmente. Si sus empleados usan dispositivos móviles con frecuencia, podría ser una buena idea optar por una aplicación de autenticación compatible con dispositivos móviles.

Implementa primero la autenticación multifactor (MFA) para tus cuentas de administrador.

Antes de extender la MFA a toda su plantilla, conviene empezar por las cuentas de correo electrónico de sus administradores. Esto se debe a que, por lo general, estas cuentas son las más vulnerables a los ciberataques externos, ya que suelen contener información mucho más sensible.

Adopte un enfoque a nivel de toda la empresa

Después de asegurarse de que todas sus cuentas de administrador tengan la MFA activada, debe pasar rápidamente a proteger el correo electrónico del resto de su personal. Para garantizar que una mayor seguridad de los datos no perjudique la experiencia del usuario ni la productividad, recuerde adoptar la misma solución de MFA en toda su organización.

Considere la herramienta MFA elegida como un cerebro central, donde todos sus sistemas y aplicaciones actúan como terminaciones nerviosas de una red neuronal (lea aquí para descubrir exactamente ¿Qué es una red neuronal?).

Mantén la comunicación y ofrece apoyo.

El proceso de implementación puede resultar complejo y es posible que encuentres resistencia o quejas por parte de tu personal. Por lo tanto, es fundamental que mantengas una comunicación abierta y sigas solicitando comentarios a tus empleados, animándolos a buscar ayuda si tienen algún problema.

Proteja también sus aplicaciones antiguas.

La mayoría de las empresas, incluso las más tecnológicas, suelen tener numerosos sistemas heredados o aplicaciones personalizadas que no son compatibles con su método de MFA. Si este es el caso de su empresa, no los ignore: esto podría ponerla en una situación peligrosa.

En su lugar, considere actualizarlos o, si no es posible, eliminarlos por completo. Y recuerde: a partir de ahora, todos sus nuevos sistemas y aplicaciones deben ser compatibles con la solución de MFA elegida.

Prepárate para afrontar nuevos retos.

Si bien usted y su equipo se han preparado para esta nueva, y posiblemente enorme, transformación de sus métodos de trabajo, deben mantener una mente abierta durante todo el proceso y más allá, ya que siempre surgen nuevos retos y dificultades.

Por ejemplo, algunos de sus empleados podrían cometer errores que pongan en peligro su sistema, como perder una tarjeta o llave importante, o quedar bloqueados cuando necesitan acceder al sistema con urgencia. En estas situaciones, mantenga la calma y evite culpar a nadie, especialmente al abordar el problema en público.

Considere, en lugar de eso, organizar capacitación adicional y, si alguno de sus empleados tiene dificultades particularmente con la MFA del correo electrónico, pregúntele si le gustaría recibir apoyo de un líder de equipo o gerente de línea a medida que se familiariza cada vez más con la nueva solución.

¿Listo para blindar sus sistemas?

Garantizar que todos sus datos personales y profesionales estén siempre seguros es de suma importancia, especialmente porque cada vez más personas realizan una amplia gama de acciones necesarias (y delicadas) en dispositivos digitales.

En esta guía, exploramos cómo la autenticación multifactor (MFA) para correo electrónico puede ayudar tanto a particulares como a empresas a lograr una mayor seguridad de datos y protección contra ciberataques externos. Si bien adoptar una solución MFA por primera vez puede parecer una tarea abrumadora, e incluso podría encontrar cierta resistencia por parte de algunos usuarios de correo electrónico, recuerde que hay mucho más en juego.

Es decir, los datos, el dinero y las identidades de las personas, que pueden incluirse en Listas de correo electrónicoAplicaciones financieras, servicios de suscripción y mucho más. Por eso, la autenticación multifactor (MFA) debería ser una medida obvia tanto para usuarios particulares como profesionales.