El marketing automatizado por correo electrónico es increíblemente práctico y eficaz. Como todo, requiere cierto trabajo para configurarlo correctamente y mantener el impulso.

Lamentablemente, las listas de correo electrónico pueden saturarse con direcciones inactivas, desinteresadas e ilegítimas a medida que pasa el tiempo y aumenta el número de suscriptores. Para evitar que la situación se descontrole, conviene depurar esas listas.

Incluso con un excelente proveedor de servicios de correo electrónico (ESP), necesitarás actualizar tus listas de contactos con regularidad. Debes estar atento a las tasas de rebote, los fallos de envío, las bajas de suscripción y cualquier evento que cambie la dinámica de tus listas.

Dado que estas cosas pueden suceder en cualquier momento, es importante mantener un control estricto de las listas de contactos y suscriptores.

¿Qué es la monitorización de listas de correo electrónico?

La monitorización de listas de correo electrónico consiste en revisar diariamente a tus suscriptores para eliminar direcciones problemáticas. Dado que se trata de una limpieza, algunos se refieren al proceso como higiene de listas.

El objetivo principal es eliminar los correos electrónicos fallidos para reducir la tasa de rebote total. Aproximadamente el 2 % de los correos electrónicos de tu lista se vuelven inválidos cada mes, lo que significa que, si no se eliminan, seguirán afectando negativamente tus métricas.

¿Necesitas una herramienta automatizada para monitorizar y limpiar listas? Consulta DeBounce. supervisión de la lista de correo electrónico .

Sin embargo, los correos rebotados no son el único problema. También debes buscar las direcciones de los usuarios que se han dado de baja y los contactos incorrectos. Eliminar los contactos inactivos también es importante. Si una persona lleva años sin abrir uno de tus correos, quizá convenga eliminarla de la lista.

¿Qué métricas importan?

Estas son algunas de las métricas que deberías controlar antes y después de limpiar tus listas de correo electrónico:

  • Bounce Rate: Porcentaje de correos electrónicos fallidos. O bien no llegaron a la bandeja de entrada del contacto o hubo un error técnico.
  • Rango abierto: El porcentaje de personas que abrieron tus correos electrónicos. No significa necesariamente que leyeran todo el contenido ni que interactuaran con los hipervínculos u otros elementos.
  • Clic por calificaciones: El porcentaje de clics o interacciones que obtuvo tu correo electrónico.
  • Tasa de spam: El porcentaje o número de contactos que reportaron tu(s) correo(s) electrónico(s) como spam.
  • Tasa de cancelación de suscripción: El porcentaje de tu base total de suscriptores que se dieron de baja después de tu última campaña de correo electrónico.

Existen otras métricas de email marketing, por supuesto, pero estas son las más relevantes para depurar tus listas. También puedes considerar el ROI de la campaña para comprender la efectividad de tu último contacto.

¿Por qué automatizarlo?

Limpiar las listas de correo electrónico es un trabajo arduo.

Aunque encuentres a alguien que disfrute revisando miles de direcciones de correo electrónico en busca de anomalías y problemas, no será eficiente y probablemente pasará por alto algunos contactos. Automatizar el proceso es mucho más conveniente. Por suerte, muchos proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) incluyen esta función, y si no la incluyen, puedes encontrar soporte de terceros.

Automatizar la tarea garantiza que se pueda realizar más rápido y a un ritmo constante, independientemente de la frecuencia con la que necesites hacerla.

Consejo profesional: Antes de automatizar la limpieza, deberías enviar un correo electrónico de reactivación para hacerte una idea de cuántos de tus suscriptores actuales están interesados ​​en recibir comunicaciones.

¿Cuáles son los beneficios de la monitorización de listas de correo electrónico?

Además de una lista de contactos y correos electrónicos más limpia, la limpieza y la automatización del proceso ofrecen varias ventajas.

Mejora las métricas

Para empezar, optimiza tus métricas de usuario e interacción para que comprendas mejor el rendimiento de tu marketing por correo electrónico. Si tus correos se envían a miles de personas cada semana, pero solo una pequeña parte los abre, las cifras de respuesta serán muy inexactas.

Las cifras distorsionadas dificultan el seguimiento del rendimiento y la realización de predicciones precisas, así como la toma de decisiones informadas. Esto tiene repercusiones importantes tanto para su negocio como para sus estrategias de marketing.

Imagina que dedicas la mayor parte de tu tiempo a hacer marketing dirigido a un grupo demográfico o público específico, pero no tienes una forma precisa de medir tu progreso. Peor aún, no te das cuenta de que te iría mejor haciendo marketing a otra comunidad. Si ese es el caso, creando personas compradoras puede ayudarte a identificar a las personas a las que intentas dirigirte.

Si esas cifras están infladas, perderás oportunidades e incluso podrías centrar tu atención en lo que no debes. Esto supone un desperdicio de tiempo, dinero y otros recursos. Es como un mal proceso de ventas, que, como todos sabemos, acaba por hacer que pierdas dinero.

Consejo profesional: Comparar las métricas mensualmente puede ayudar a identificar discrepancias en los datos, como un aumento repentino e inexplicable de nuevos suscriptores. Esto permitiría obtener información valiosa, como qué campañas impulsaron el crecimiento de tu cuenta de suscriptores y por qué.

Reduce las quejas de spam

Limpiar tus listas de correo electrónico con regularidad también ayuda a reducir las quejas por spam. Cuanto más spam recibas, más te penalizarán Gmail, Yahoo y otros proveedores de correo electrónico. Esto se debe a que llevan un registro de las quejas por spam y, a medida que aumenta el número total, también aumenta tu nivel de riesgo.

Una vez que se te considere un contacto de spam, tus correos electrónicos irán directamente a la carpeta de spam o correo basura, sin pasar por la bandeja de entrada. No hace falta decir que eso son malas noticias.

Si te preguntas por qué ocurre esto o por qué tus correos electrónicos se marcan como spam, la respuesta es sencilla. Puede que algunas personas no reconozcan tu marca o que no recuerden haberse suscrito. A veces, es más fácil marcar ciertos correos como spam porque Gmail te da de baja automáticamente de los boletines antes de enviarlos a la carpeta de correo no deseado. Así, matas dos pájaros de un tiro.

En cualquier caso, una vez que el filtro de spam te detecte y reconozca, hará lo mismo con todos los usuarios, no solo con aquellos que no desean tu contenido.

Consejo: Asegúrate de aportar valor a tus clientes con cada publicación de contenido. Será menos probable que marquen tus correos electrónicos como spam si les ayudas o les ofreces beneficios.

Reduce las tasas de rebote

Nos guste o no, a veces los correos electrónicos rebotan. Esto significa que el boletín, el contenido o el anuncio nunca llega a la bandeja de entrada del destinatario. Puede deberse a que la bandeja de entrada esté llena, a que la dirección sea incorrecta (porque la han cambiado o cancelado) o simplemente a un error técnico.

Un pequeño número de rebotes es normal e inevitable. Pero si son demasiados, el resultado es el mismo que si te marcaran como contacto de spam. Perjudican tu reputación y aumentan la probabilidad de que tus mensajes acaben en la carpeta de spam o correo basura.

Cuanto antes limpies tu lista de correo electrónico y elimines las direcciones rebotadas, mejor. Debes mantener la tasa de rebote total lo más baja posible, lo que implica una limpieza frecuente y constante.

10 consejos para automatizar la monitorización de listas de correo electrónico

Existen algunos métodos eficaces para limpiar las listas de correo electrónico, lo que mejora aún más las soluciones automatizadas.

Confirmar nuevas suscripciones

Siempre usa una doble confirmación Para gestionar las suscripciones, solicita a los usuarios que verifiquen su registro una segunda vez a través de su bandeja de entrada. Es una de las mejores, y casi únicas, maneras de asegurarte de que tu público realmente desea recibir correos electrónicos de tu empresa.

Sí que requiere un poco de trabajo extra para tu nuevo suscriptoresSin embargo, ayuda a reducir las suscripciones de relleno, en las que las personas completan el proceso y luego se olvidan. También evita que otros se suscriban a contenido o boletines informativos en nombre de otra persona.

Fomentar el compromiso

Antes de eliminar a los contactos inactivos, envíales un correo electrónico para captar su atención y recuperarlos. Incluye una encuesta o cuestionario, o solicita su opinión. También puedes ofrecer un regalo, un código promocional, un descuento o contenido exclusivo a quienes lean el correo e interactúen.

Limpieza basada en reglas

La mayoría de las herramientas automatizadas funcionan con un sistema basado en reglas o activadores. Puedes aprovechar esto para limpiar tus listas de forma eficaz. Elimina automáticamente los correos electrónicos tras dos rebotes, en lugar de uno, o borra los contactos que no hayan hecho clic ni abierto un correo electrónico en meses.

Conozca el horario

Ya sean automatizadas o no, deberá asegurarse de que sus herramientas limpien las listas con regularidad. Si bien muchas de ellas están diseñadas para funcionar sin intervención humana, es fundamental comprender sus programaciones o activadores. ¿Con qué frecuencia se activan sus herramientas? ¿Cuándo debería esperar que sus listas estén limpias? ¿Están funcionando correctamente o se ha interrumpido el proceso?

Incluir otra opción de suscripción

Cada año, cada dos años o con la periodicidad que usted determine, reenvíe el correo electrónico de suscripción para evaluar el interés. Los lectores que deseen seguir suscritos a sus comunicaciones volverán a suscribirse, y quienes no, también. Esto mantiene su lista actualizada y elimina periódicamente a los contactos inactivos o desinteresados. Además, es una buena práctica para cumplir con las normativas, tanto nacionales como internacionales.

Reducir listas de correo electrónico

Es posible que tengas varias listas de contactos. Siempre que sea posible, combínalas y limita su tamaño. Por ejemplo, si tienes una lista con menos de 100 contactos y otra más grande con miles, conviene encontrar un denominador común para fusionarlas.

Utilice una herramienta

Algunos profesionales del marketing dividen su tiempo entre varias herramientas de email marketing, lo que puede generar disparidad y fragmentación en sus listas de contactos. Evítalo utilizando una sola herramienta. Si necesitas cambiar a otra, asegúrate de migrar tus listas de contactos más recientes y evita hacerlo varias veces.

Eliminar cuentas de rol

Las cuentas de rol suelen estar relacionadas con el negocio y se asocian a funciones o acciones como facturación, tareas administrativas o de elaboración de informes. Pueden aparecer en las listas de correo electrónico, dependiendo de la herramienta que uses para encontrar nuevos contactos o de quién los añada.

Son problemáticas porque suelen estar asignadas a un empleado específico, y si ese empleado deja la empresa, cambia el administrador de la cuenta. El nuevo titular podría marcar tus correos como spam. Además, probablemente nadie los lea.

Deberías eliminar por completo las cuentas de rol y hacer todo lo posible por evitarlas totalmente.

Tenga siempre una copia de seguridad

Los errores ocurren, incluso con herramientas automatizadas. Asegúrate de tener una copia de seguridad fiable de tus listas y de que esté separada de tu lista o herramientas activas. Esto implica también establecer una estrategia de copias de seguridad adecuada.

Evite las trampas de spam

Trampas de spam Son una herramienta extraña, pero eficaz, que los proveedores de correo electrónico, las listas negras, los ISP y otros contactos administrativos utilizan para detectar, bueno, el spam. actúa como un señuelo, atrapando e identificando a los remitentes maliciosos.

Lamentablemente, muchos contactos de correo electrónico legítimos caen en trampas de spam. Parecen direcciones de correo electrónico reales, pero no pertenecen a nadie. Ser víctima de estas trampas también puede dañar la reputación de tu dominio, por lo que es recomendable evitarlas en la medida de lo posible.

Cuando los correos electrónicos llegan a la bandeja de entrada de un filtro de spam, no rebotan, sino que aparecen como entregados. Entonces, ¿cómo se identifican?

No puedes. La mejor manera de evitar caer en una trampa es mantener limpia tu lista de correo electrónico.

Manteniéndolo limpio

El monitoreo y la limpieza de las listas de correo electrónico son esenciales para garantizar la efectividad de las campañas de marketing, la identificación del público objetivo y el seguimiento preciso del rendimiento. Al automatizar el proceso, se reducen el tiempo y los recursos necesarios para el mantenimiento de las listas. Si se implementa una limpieza basada en reglas, como la eliminación de direcciones inactivas tras un período prolongado, la confiabilidad también mejora.

Lo más importante es que usted mejora la integridad y el cumplimiento normativo de su empresa, especialmente en casos donde podría ser multado o incluso enfrentar consecuencias más graves por el mal manejo de las comunicaciones por correo electrónico. Debe atender de inmediato las solicitudes de baja y supervisar el uso que otros hacen de la información que ha obtenido en su nombre.

Mantener limpias tus listas de correo electrónico y contactos te ayuda a garantizar el cumplimiento de las normativas, obtener mejores métricas y seguir ofreciendo un buen servicio a tu público.